Schade beperken met een bedrijfscontinuïteitsplan

Als er zich een calamiteit voordoet in uw bedrijf, zult u direct willen ingrijpen. Daarom is het goed om een bedrijfsnoodplan of calamiteitenplan klaar te hebben liggen. Daarin staat wie in die specifieke situatie welke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden heeft en welke hulpdiensten moeten worden ingeschakeld. U kunt het calamiteitenplan onderdeel maken van uw RI&E.

Risico’s en gevolgen analyseren

Zo’n bedrijfsnoodplan is een uitkomst op het moment van de ramp zelf. Maar wat gebeurt er in de periode daarna? Wat kunt u doen om uw bedrijf draaiende te houden? Dat legt u vast in een bedrijfscontinuïteitsplan (BCP). Hoe dat BCP eruitziet, hangt onder meer af van de crisissituaties die zich in uw bedrijf voor kunnen doen. Begin daarom met een goede risicoanalyse. Welke calamiteiten kunnen uw bedrijf treffen en wat zijn dan de gevolgen? Bij welke gebeurtenissen ligt uw bedrijf compleet stil en bij welke calamiteiten kan er nog (gedeeltelijk) doorgewerkt worden? En wat kunt u doen om stilstand te voorkomen of snel op te lossen?

Bedrijfscontinuïteitsplan

Hoewel een BCP per sector en per bedrijf verschilt, zijn er wel een aantal vaste onderdelen:

• Crisisteam. Wacht niet op een ramp, maar stel nu alvast een crisisteam samen met mensen die verschillende rollen vervullen zoals voorzitter, communicatiedeskundige, coördinator, HR-manager, ICT-specialist, juridisch adviseur. Leg ook vast hoe en hoe vaak zij overleggen.
• Informatie-overzicht. Verzamel alle gegevens over uw bedrijf. Van processen, procedures, apparatuur, bedrijfspand en specifieke kennis tot de contactgegevens van uw medewerkers, leveranciers en belangrijkste klanten. Zorg ervoor dat het overzichtelijk en goed vindbaar is.
• Back-ups. Zorg altijd voor prima back-ups op een veilige locatie. Gebruik de 3-2-1 regel: drie versies van uw gegevens, twee type opslagplekken en één kopie op een externe plek.
• Kennis van ICT. Weet hoe u uw systemen aan de praat krijgt of houdt. Wie is hierbij uw ICT-partner of welke cybersecurityspecialist kunt u inschakelen?
• Lijst met externe contactpersonen. Wie heeft u nodig bijvoorbeeld bij de gemeente, de bank en uw verzekeringsadviseur of verzekeringsmaatschappij?
• Locatie en bedrijfsmiddelen. Breng in kaart waar u tijdelijk uw bedrijf zou kunnen onderbrengen en wat u nodig hebt om producten en diensten te kunnen blijven leveren.
• Communicatie. Leg vast hoe u over de situatie in uw bedrijf communiceert met uw medewerkers, klanten, leveranciers en de pers en wie daarvoor verantwoordelijk is.

Bedrijfsschadeverzekering

Wij staan voor u klaar als zich een noodsituatie voordoet in uw bedrijf. Wij helpen om de materiële schade aan uw pand en inventaris vergoed te krijgen. Valt uw productie stil? Dan lopen de kosten zeer hoog op. In dat geval biedt een bedrijfsschadeverzekering uitkomst. Daarmee verzekert u uw vaste lasten zoals huur en salarissen en (een deel van) uw nettowinst als uw bedrijf voor korte of lange tijd door schade stil komt te liggen. Vraag ons naar uw mogelijkheden.